Remote Onboarding! Oder wie bekomme ich neue Mitarbeiter an Bord, wenn alle im Home-Office sind?
Bereits in einem meiner letzten Beiträge habe ich kurz aufgegriffen, mit welchen Schwierigkeiten viele Unternehmen durch die Corona-Krise zu kämpfen haben. Ein Punkt, der sich dabei gar nicht so einfach gestaltet ist das Onboarding neuer Kollegen. Denn, wenn alle Kollegen zu Hause sitzen, kann eine Einarbeitung nur eingeschränkt stattfinden und selbst eigentlich einfache Dinge, wie die Einrichtung des neuen Firmenlaptops oder Smartphones gestaltet sich plötzlich schwierig.
Nehmen wir einmal an, Sie haben Anfang des Jahres den lang ersehnten und dringend benötigten neuen Mitarbeiter gefunden. Nach Ablauf der Kündigungsfrist steht dieser Mitarbeiter nun endlich zum Start seiner neuen Tätigkeit bei Ihnen bereit. Während früher alles gut für den Start vorbereitet werden konnte, hat sich die Lage durch den Corona-Virus stark verändert. Nicht nur die neuen Kollegen sind im Home-Office. Nein, auch die Kollegen aus HR- und IT-Abteilung sind nicht oder nur teilweise vor Ort. Wer kümmert sich also um den neuen Kollegen? Wer übergibt Schlüssel, Parkkarte, Laptop und Co.? Wer richtet gemeinsam Softwarezugänge und Email-Adressen ein? Wer zeigt dem Kollegen wo im Unternehmen was zu finden ist, wen man bei Problemen ansprechen kann und wie eigentlich die Kaffeemaschine zu bedienen ist?
Oder ist der neue Kollege vielleicht auch gar nicht vor Ort, sondern ebenfalls direkt aus dem Home-Office tätig? Die Situation wird dadurch nicht einfacher. Natürlich lässt sich vieles auch online besprechen und remote vorbereiten, doch viele neue Mitarbeiter werden sich im Zweifelsfall in dieser Situation recht hilflos und allein gelassen fühlen. Schließlich ist nicht jeder ein Technikfreak und kann sich eigenständig in neue Systeme einarbeiten oder gar Zugänge zu Servern, Cloud-Systemen oder auch nur dem WLAN einrichten. Und die neuen Kollegen via Video-Konferenz kennenzulernen ist zwar möglich, jedoch fällt es sicherlich schwer den persönlichen Kontakt zu knüpfen, der in der täglichen Arbeit in der Regel so manches erleichtert und vereinfacht.
Ebenso schwierig ist das Onboarding neuer Mitarbeiter in der Produktion oder Logistik. Auch wenn hier Kollegen vor Ort vorhanden sind, fehlt doch häufig ein Großteil der Mannschaft, da Schichten reduziert wurden oder Kurzarbeit herrscht. Fragen, die man ansonsten schnell mit dem erfahrenen Kollegen vor Ort hätte klären können, müssen warten oder werden an weniger erfahrene Mitarbeiter gerichtet. Prozesse und Abläufe zu erklären, dauert entsprechend länger. Die Gefahr von Fehlern bei der Arbeit steigt.
Ebenso schwierig ist das Onboarding neuer Mitarbeiter in der Produktion oder Logistik. Auch wenn hier Kollegen vor Ort vorhanden sind, fehlt doch häufig ein Großteil der Mannschaft, da Schichten reduziert wurden oder Kurzarbeit herrscht. Fragen, die man ansonsten schnell mit dem erfahrenen Kollegen vor Ort hätte klären können, müssen warten oder werden an weniger erfahrene Mitarbeiter gerichtet. Prozesse und Abläufe zu erklären, dauert entsprechend länger. Die Gefahr von Fehlern bei der Arbeit steigt.
Unterstützen lässt der Onboarding-Prozess erfreulicherweise bereits heute durch digitale Tools und Systeme, die eine Einarbeitung und Einbindung der neuen Mitarbeiter beträchtlich erleichtern können. Ich bin immer wieder fasziniert, welche Möglichkeiten sich in diesem Bereich in der Krise aufgezeigt haben und mit Hochdruck innovativ entwickelt werden.
Gleichzeitig sollten sich Führungskräfte, die aktuell die eigentlich erfreuliche Situation haben neue Mitarbeiter an Bord zu nehmen, mit den genannten Themen sehr intensiv und im Vorhinein auseinandersetzen. Ansonsten droht nicht nur eine abnehmende Produktivität durch den neuen Mitarbeiter, sondern im Zweifelsfall gar die Kündigung durch die langersehnte Fachkraft aufgrund fehlender Motivation und Bindung zum neuen Arbeitgeber. Unterstützung sollte dabei aus dem HR-Bereich und der Geschäftsführung erfolgen, denn nicht jeder Fachvorgesetzte ist Experte in der Veränderung der eigenen Führungskultur und benötigt im Zweifelsfall selber Coaching und neues Know-how, um die Situation erfolgreich meistern zu können.
In diesem Sinne wünsche ich viel Erfolg beim Onboarding und stehe gerne als Ansprechpartnerin bei der Suche nach Experten, die Sie dabei schnell und zielgerichtet unterstützen können, oder natürlich auch nach den passenden Führungskräften, die Sie hoffentlich bald wieder „normal“ onboarden können, zur Verfügung.
Ihre
Brit Gebhardt
PS: Eine sehr interessante SaaS-Lösung für viele Onboarding-Themen, aber auch allgemeine Unterstützung beim Wissenstransfer habe ich vor einigen Wochen bei einem Bekannten kennengelernt. So einfach zu bedienen die Lösung ist, so schwer ist sie allerdings zu beschreiben. Ich stelle aber gerne einen Kontakt her, damit Sie sich bei einer Online-Präsentation einen eigenen Eindruck verschaffen können!
